Proses Sinkronisasi ini dimulai dengan pemetaan kalender akademik dari setiap kampus. BAPOMI Batanghari duduk bersama dengan para dekan dan ketua program studi untuk mencari titik temu. Tujuannya adalah menciptakan sebuah sistem di mana atlet mahasiswa tetap bisa menjalankan porsi latihan minimal tanpa kehilangan hak-hak akademisnya. Sinkronisasi ini bukan berarti memberikan keistimewaan yang memanjakan, melainkan memberikan ruang yang adil agar potensi fisik dan intelektual mahasiswa dapat berkembang secara beriringan. Dengan adanya kesepakatan jadwal yang transparan, beban psikologis atlet dapat berkurang secara signifikan karena mereka tidak lagi dihantui rasa bersalah saat harus izin latihan demi mengikuti ujian.
Penyusunan jadwal Latihan yang fleksibel menjadi salah satu poin utama dalam kesepakatan tersebut. BAPOMI mendorong setiap Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) olahraga untuk menyediakan pilihan slot waktu latihan yang beragam, misalnya pada pagi hari sebelum kuliah dimulai atau malam hari setelah jam kampus selesai. Selain itu, pemanfaatan fasilitas olahraga kampus juga diatur sedemikian rupa agar tidak mengganggu kegiatan belajar mengajar. Dengan pengaturan yang rapi, fasilitas olahraga dapat menjadi laboratorium kedua bagi mahasiswa untuk mempraktikkan disiplin dan kerja keras yang nantinya akan berguna saat mereka terjun ke dunia kerja profesional setelah lulus.
Dukungan dari pihak Kuliah atau birokrasi kampus juga diwujudkan dalam bentuk kompensasi kehadiran bagi atlet yang sedang menjalani pemusatan latihan daerah (pelatda) atau mewakili daerah dalam kompetisi resmi. BAPOMI Batanghari mengusulkan adanya kebijakan “tugas pengganti” bagi para atlet sebagai ganti dari ketidakhadiran di kelas. Hal ini memastikan bahwa standar kompetensi lulusan tetap terjaga, namun di sisi lain, negara atau daerah tidak kehilangan talenta olahraga terbaiknya hanya karena masalah administratif. Sinergi antara dunia pendidikan dan olahraga ini menjadi pondasi penting dalam mencetak lulusan yang sehat secara jasmani dan cerdas secara rohani.
Peran aktif BAPOMI Batanghari dalam memfasilitasi komunikasi antara pelatih dan dosen adalah kunci keberhasilan program ini. Sebuah platform komunikasi digital sederhana dibentuk agar pelatih dapat memberikan laporan perkembangan latihan atlet kepada pihak kampus, dan sebaliknya, dosen dapat memberikan informasi mengenai perkembangan nilai akademik atlet tersebut. Jika ditemukan penurunan nilai akademik, BAPOMI akan merekomendasikan pengurangan intensitas latihan sementara waktu agar mahasiswa dapat fokus memperbaiki studinya. Keseimbangan ini sangat penting agar atlet tidak merasa bahwa olahraga adalah penghambat masa depan mereka, melainkan jembatan menuju kesuksesan yang lebih luas.